Một dấu chấm mỗi ngày giúp tránh xa sự lộn xộn
A dot a day keeps the clutter away
Bài viết giới thiệu một phương pháp đơn giản, chi phí thấp để quản lý linh kiện điện tử trong phòng lab cá nhân bằng cách sử dụng các hộp trong suốt và nhãn dán chấm màu. Tác giả nhận thấy các hộp mờ khiến linh kiện bị quên lãng, còn các khay chia ngăn cố định thì thiếu linh hoạt. Hệ thống nhãn dán chấm màu, với mỗi chấm tương ứng với một lần truy cập hộp, cung cấp một thước đo trực quan, định lượng về tần suất sử dụng linh kiện theo thời gian. Các developer có thể rút ra bài học áp dụng các nguyên tắc tương tự về khả năng hiển thị rõ ràng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, ngay cả khi không cần phần mềm phức tạp. Điều này có thể áp dụng để quản lý "technical debt", các phần của codebase, hoặc thậm chí là cơ sở kiến thức cá nhân bằng cách theo dõi tần suất truy cập và xác định các khu vực ít được sử dụng.
Bước vào phòng thí nghiệm của tôi và điều đầu tiên bạn chú ý là các dấu chấm. Các bức tường được lót bằng những chiếc hộp trong suốt, mỗi chiếc đều được dán nhãn, ghi ngày tháng và dán đầy những miếng dán chấm. Một số hộp được chôn trong các chấm đủ màu. Người khác...
Bước vào phòng thí nghiệm của tôi và điều đầu tiên bạn chú ý là các dấu chấm. Các bức tường được lót bằng những chiếc hộp trong suốt, mỗi chiếc đều được dán nhãn, ghi ngày tháng và dán đầy những miếng dán chấm. Một số hộp được chôn trong các chấm đủ màu. Những người khác có một vài. Những người khác thì trần trụi. Bạn chưa biết ý nghĩa của chúng, nhưng bạn có thể thấy mô hình. Đó là hệ thống. Nó có giá 3 đô la, không có phần mềm và tôi đã sử dụng nó được 4 năm.
Vấn đề về bộ phận
Tôi đã sưu tập các linh kiện điện tử kể từ khi học đại học vào năm 2011. Điện trở, tụ điện, bộ vi điều khiển, động cơ, trình điều khiển, bộ chuyển đổi DC-DC, màn hình, bộ khuếch đại, động cơ servo, đèn LED, đầu nối. Quỹ đạo thông thường của một người luôn tìm kiếm các dự án mới. Lúc đầu, bộ sưu tập của tôi rất nhỏ. Một vài hộp công cụ chứa mọi thứ. Sau đó, tôi tốt nghiệp, tăng tốc và đến năm 2017, bộ sưu tập đã phát triển vượt xa mọi hộp đựng mà tôi sở hữu.
Tôi bị mắc kẹt ở một vị trí khó xử ở giữa. Quá nhiều bộ phận mà không có hệ thống nào cả, nhưng tôi vẫn là một con người. Tôi không gặp phải những vấn đề như DigiKey hoặc Mouser gặp phải, đó là họ cần mã vạch trên mọi thứ và kho hàng khổng lồ được vi tính hóa. Tôi đang tìm kiếm một cái gì đó đơn giản. Một cái gì đó có kích thước phù hợp với quy mô của tôi.
Khuất mắt, mất trí
Điều đầu tiên tôi làm là loại bỏ mọi hộp đựng mờ đục mà tôi sở hữu. Mọi hộp dụng cụ, mọi bộ phận sắp xếp đều có túi nhỏ, bất cứ thứ gì tôi không thể nhìn xuyên qua. Tôi đã thay thế mọi thứ bằng hộp trong suốt 4L tiêu chuẩn từ Superstore.
Tôi đã học được bài học này sớm và nó mắc kẹt: nếu tôi không nhìn thấy những gì trong hộp, tôi sẽ quên nó tồn tại. Xóa hộp đã sửa lỗi đó. Tôi bắt đầu sắp xếp các bộ phận thành các danh mục xuất hiện một cách tự nhiên theo thời gian. Hộp đựng tụ điện, hộp đựng điện trở, hộp đựng động cơ, hộp đựng đèn LED.
Những người sắp xếp các bộ phận có túi riêng lẻ là những người ra đi đầu tiên. Chúng có vẻ là một ý tưởng hay khi bộ sưu tập của bạn nhỏ, nhưng khi bạn tiếp tục thêm các bộ phận, các ngăn cố định sẽ trở thành một vấn đề. Các thành phần phát triển nhanh hơn túi của họ. Bạn đã hết slot. Toàn bộ người tổ chức trở thành một ràng buộc thay vì một công cụ. Hộp rõ ràng không có vấn đề này. Họ mở rộng quy mô.
Hệ thống này đã hoạt động được vài năm. Sau đó tôi nhận thấy một điều gì đó mới mẻ.
Khoảng cách trực giác
Khi thực hiện các dự án trong nhiều tháng và nhiều năm, tôi bắt đầu xây dựng trực giác về những chiếc hộp mà tôi đang hướng tới và những chiếc hộp nào đang bám bụi. Hộp pin của tôi luôn ở trên bàn làm việc. Trong trí nhớ của tôi, hộp cầu chì của tôi vẫn chưa được mở ra. Nhưng đó chỉ là một cảm giác. Tôi không thể định lượng nó. Tôi không thể nói cho bạn biết tôi đã mở hộp đèn LED của mình 20 lần hay 5 lần vào năm ngoái. Trí nhớ của tôi không đủ tốt để theo dõi cách sử dụng của các dự án khác nhau trong nhiều năm.
Trong khi đó, tôi liên tục nhận được các bộ phận mới. Tôi làm việc trong một dự án đèn LED, sau đó chuyển sang dự án khác cần các bộ phận khí nén, vì vậy tôi đặt mua máy bơm và phụ kiện. Sau đó, tôi quan tâm đến áp điện và đặt mua một loạt bánh áp điện. Các bộ phận tiếp tục chảy vào. Không gian không tăng.
Theo định luật hiện hành của Kirchhoff, dòng điện vào nút phải bằng dòng điện ra. Nếu tôi tiếp tục mua các bộ phận với tốc độ này mà không loại bỏ bất cứ thứ gì, cuối cùng tôi sẽ chết đuối. Tôi cần một cách để tìm ra cái gì đáng giữ và cái gì nên bỏ đi.
Tôi đã xem xét thẻ RFID, máy quét mã vạch, bảng tính. Tất cả đều cảm thấy như quá nhiều. Sau đó, tôi tìm thấy giải pháp đơn giản nhất có thể trên AliExpress chỉ với vài đô la.
Một chấm mỗi hộp mỗi ngày
Tôi đã đặt mua những tờ giấy dán chấm màu. Đường kính sáu milimét. Hàng trăm cái mà hầu như không có gì.
Mỗi hộp đều đã có nhãn ở mặt trước ghi rõ danh mục và ngày tôi tạo hộp. Quy tắc mới rất đơn giản: mỗi khi mở hộp, tôi dán một nhãn dán chấm màu gần nhãn. Thế thôi. Sử dụng hộp, thêm dấu chấm.
Tôi nhanh chóng nhận ra rằng vào những ngày tôi đang tập trung vào một dự án, tôi có thể mở cùng một chiếc hộp năm hoặc mười lần. Việc theo dõi từng lần mở sẽ rất ồn ào. Vì vậy, tôi đã cải tiến quy tắc: một dấu chấm trên mỗi ô mỗi ngày. Nếu tôi mở hộp đèn LED mười lần vào thứ Ba, nó vẫn có một dấu chấm. Điều tôi thực sự quan tâm là tôi sử dụng một hộp bao nhiêu ngày mỗi năm.
Sau đó, vì tôi có tất cả những màu sắc khác nhau này nên tôi quyết định chỉ định một màu mỗi năm. Tôi có hơn mười màu, vì vậy hệ thống hoạt động được ít nhất một thập kỷ. Một mảnh giấy trên tủ lạnh của tôi ghi từng màu theo năm nên tôi không bao giờ quên.
Đó là toàn bộ hệ thống. Tấm nhãn dán có giá vài đô la. Thói quen mất vài giây. Không có cơ sở dữ liệu. Không có máy chủ. Không có ứng dụng. Hệ thống hoạt động được là hệ thống đủ đơn giản để thực hiện hàng ngày trong bốn năm.
Dính bằng nhãn dán
Lúc đầu tôi tự hỏi liệu mình có thực sự theo kịp được không. Liệu tôi có quên không? Có khó chịu không khi mỗi lần mở hộp đều phải tìm thấy một tờ nhãn dán?
Cả hai vấn đề đều tự giải quyết được. Tôi giữ các tờ nhãn dán ở nhiều vị trí xung quanh phòng thí nghiệm, vì vậy tôi luôn có thể lấy được một tờ trong tầm tay. Áp dụng một dấu chấm là trí nhớ cơ bắp vào thời điểm này. Và việc quên hóa ra lại khó khăn vì các dấu chấm chính là lời nhắc nhở của chính chúng. Ngay cả khi hộp tôi vừa mở không có dấu chấm thì các hộp lân cận cũng bị bao phủ bởi chúng. Lời nhắc trực quan có ở khắp mọi nơi.
Du khách luôn hỏi về dấu chấm. Họ không thể bỏ lỡ. Khi tôi giải thích về hệ thống và chỉ ra cách tôi thêm dấu chấm bất cứ khi nào tôi sử dụng một hộp, thường có một khoảng dừng và sau đó nó nhấp chuột. Bản thân một ô chấm chấm không có nhiều ý nghĩa. Việc nhìn thấy toàn bộ kệ trong số chúng, một số có mái che và một số để trần, điều đó cho thấy rõ đây là một hệ thống.
Những dấu chấm tiết lộ điều gì
Sau bốn năm, thật khó để tranh luận về dữ liệu này. Bước vào phòng thí nghiệm của tôi và bạn có thể đọc các giá sách như một bảng điều khiển. Một số hộp được phủ đầy các chấm đủ màu, được sử dụng năm này qua năm khác, hết dự án này đến dự án khác. Những người khác có một cụm một màu từ một dự án duy nhất và không có gì kể từ đó. Một số khác thì hoàn toàn trần trụi.
Điều ngạc nhiên lớn nhất là những bộ phận nào hóa ra lại rất cần thiết. Đó không phải là các thành phần chuyên dụng. Đó không phải là cảm biến mà tôi có rất nhiều. Các ô có nhiều chấm nhất là:
Keo dán. Băng. Nhãn dán. Đầu nối đa năng. Pin. Nam châm. đèn LED. Bộ chuyển đổi nguồn DC-DC. Cáp USB-C tới giắc cắm thùng. Tụ điện. Điện trở. Các công cụ cơ khí như dũa, mũi khoan và máy cắt. Caliper. Thẻ SD và ổ USB. Chân cao su. Chốt.
Hãy nhìn vào danh sách đó. Đây là những mối quan tâm xuyên suốt. Các bộ phận nguồn như pin, bộ chuyển đổi DC-DC và cáp USB-C xuất hiện ở hầu hết mọi dự án. Các thành phần kết nối như keo dán, băng keo, nam châm, ốc vít và đầu nối đa năng kết nối các hệ thống khác nhau lại với nhau. Chân cao su xuất hiện bất cứ khi nào có thứ gì đó cần đặt trên bàn. Đây không phải là những phần thú vị. Chúng là cơ sở hạ tầng mà mọi dự án đều chia sẻ.
Ngay cả trong một danh mục, các dấu chấm cũng tiết lộ các mẫu. Hộp dây buộc số liệu của tôi kể một câu chuyện rõ ràng: M3 cho đến nay được sử dụng nhiều nhất, với hai hộp dành riêng cho nó. Tiếp theo là M6 vì tôi sử dụng nó cho bảng mạch quang. M2.5 hầu như không có điểm nhấn vì nó chuyên dùng cho những thứ như lỗ gắn Raspberry Pi.
Trong khi đó, các cảm biến hầu như không có một điểm nhỏ nào. Cầu chì, mô-đun áp điện, đầu nối chuyên dụng: quá dành riêng cho ứng dụng để trở thành lõi. Các mô-đun LCD rời không còn được sử dụng sau khi tôi bắt đầu mua bộ vi điều khiển có màn hình và nút tích hợp. Tôi thường xuyên sử dụng tụ điện và điện trở, nhưng cuộn cảm có thể được sử dụng hai lần trong bốn năm.
Và sau đó là những công cụ mà tôi nghĩ là cần thiết. Máy hiện sóng, bộ tạo hàm và máy phân tích logic của tôi thường được khuyên dùng là những công cụ bắt buộc phải có cho bất kỳ phòng thí nghiệm điện tử nào. Năm chấm trên máy hiện sóng trong bốn năm. Tôi thực sự ngạc nhiên. Tôi biết đối với một số người, trong các lĩnh vực như RF, những công cụ này là không thể thiếu. Nhưng trong công việc của tôi thì không như vậy. Tôi sẽ không đủ tự tin để nói điều đó nếu không có dữ liệu. Tôi đã viết thêm về những công cụ thực sự giành được điểm.
Túi là thư mục
Khi tôi hợp nhất các hộp và giới thiệu kích thước lớn hơn, việc tìm các bộ phận cụ thể bên trong hộp trở nên khó khăn. Tôi đã trải qua ba thế hệ túi: túi ziplock từ cửa hàng tạp hóa, sau đó là túi trong suốt không có logo từ AliExpress (đã nhăn), rồi đến túi trong suốt có thành dày đắt hơn nhưng đáng giá. Nếu bạn đang bắt đầu từ đầu, hãy bỏ qua hai bước đầu tiên và chuyển thẳng sang những chiếc túi dày trong suốt.
Tôi bắt đầu thấy toàn bộ hệ thống giống như một hệ thống tập tin trên máy tính. Hộp là thư mục cấp cao nhất. Túi là thư mục con. Các bộ phận là các tập tin. Túi có thể chứa các túi khác. Hệ thống Johnny Decimal đề xuất không quá mười mục cho mỗi danh mục. Tôi không tuân theo điều đó một cách cứng nhắc, nhưng tôi đồng ý với tinh thần: bên trong một chiếc hộp, hãy nhắm tới khoảng mười túi. Bên trong một túi, hãy nhắm tới tối đa khoảng mười túi phụ. Khi mọi thứ trở nên quá đông đúc, hãy chia nhỏ.
Mỗi chiếc túi đều có nhãn viết tay ghi rõ nội dung bên trong và ngày tháng hiện tại. Tôi ghi ngày tháng vào mọi thứ. Thời gian hóa ra là một công cụ tổ chức phổ quát tuyệt vời, giống như cách một bộ sưu tập ảnh được sắp xếp một cách tuyệt vời theo ngày tháng hơn bất kỳ chiều nào khác.
Nóng, ấm và lạnh
Cuối cùng, phòng thí nghiệm của tôi quá tải và tôi phải đưa ra những quyết định thực sự về việc cái gì ở lại và cái gì ra đi. Các dấu chấm giúp đưa ra những quyết định đó dễ dàng.
Tôi đã thiết lập ba cấp độ. Những chiếc hộp có nhiều dấu chấm nhất của tôi nằm cách bàn làm việc của tôi khoảng 15 feet. Những hộp ít thường xuyên hơn được cất trong tủ trong phòng thí nghiệm. Những chiếc hộp không có chấm để lâu sẽ được chuyển đến một nhà kho riêng bên ngoài phòng thí nghiệm của tôi. Kho lạnh.
Ví dụ về kho lạnh: hộp bơm chất lỏng (bơm mực, bơm nhu động, bơm không khí). Một hộp thiết bị truyền động áp điện và động cơ áp điện. Tôi thấy bánh piezo thật hấp dẫn, nhưng dần dần tôi phải miễn cưỡng thừa nhận rằng chúng không hữu ích với tôi đến thế. Một bộ động cơ tuyến tính Parker tôi mua dư trong phòng thí nghiệm trên eBay. Phần cứng tuyệt vời, nhưng phần mềm dành cho ổ servo ViX chỉ hoạt động trên Windows XP và tôi không có nhiều nhu cầu về động cơ tuyến tính. Không có dấu chấm trong hai năm. Đã chuyển nó vào nhà kho.
Đôi khi mọi thứ quay trở lại. Khi tôi bắt đầu chế tạo một chiếc máy gắp và đặt, các bộ phận khí nén của tôi được lấy ngay từ kho lạnh. Đó không phải là một thất bại. Đó là hệ thống đang hoạt động. Kho lạnh là khu vực dàn dựng chứ không phải nghĩa địa. Nếu một chiếc hộp vẫn còn nguyên ở đó đủ lâu thì bước tiếp theo là quyên góp hoặc bán.
Việc này sẽ đóng một vòng lặp. Khi bạn liên tục mua các bộ phận mới nhưng có không gian hạn chế, bạn cần một hệ thống cho bạn biết những gì sẽ được chuyển đi khi có những bộ phận mới xuất hiện. Các dấu chấm cung cấp tín hiệu đó. Rất nhiều người tích trữ những thứ họ không cần. Nhìn thấy bằng chứng rõ ràng rằng một chiếc hộp không có dấu chấm nào là điều giúp tôi vượt qua sự do dự để cuối cùng buông bỏ nó.
Tự mình chấm
Những nguyên tắc tôi đã học được trong hơn bốn năm về hệ thống dấu chấm.
Các hộp rõ ràng, có cùng kích thước và hình dạng. Việc có một kiểu dáng chung cũng giống như có một giao diện phần mềm chung. Nắp có thể hoán đổi cho nhau. Nếu hộp bị vỡ bạn có thể thay thế. Có thể bạn sẽ cần một vài kích cỡ khác nhau. Chọn kích thước trong đó mỗi lần nhảy gần gấp đôi lần nhảy trước. Tôi sử dụng tổng cộng bốn kích cỡ.
Nhãn ở mặt trước, không phải ở nắp. Bạn sẽ hối tiếc về nhãn nắp ngay khi xếp các hộp.
Hẹn hò với mọi thứ. Mọi nhãn hiệu, mọi túi xách. Lúc đầu, nó cảm thấy không cần thiết nhưng nó sẽ mang lại hiệu quả theo thời gian. Đó cũng là một loại viên nang thời gian dành cho chính bạn.
Túi dày trong suốt. Hãy dành thời gian để dán nhãn cho chúng. Một điểm đánh dấu vĩnh viễn hoạt động tốt. Tôi sử dụng nhãn màu trắng có kích thước bằng thẻ tên.
Giữ các tờ nhãn dán gần hộp của bạn. Nếu việc áp dụng một dấu chấm mất hơn hai giây, bạn sẽ ngừng thực hiện việc đó. Tôi dán các tờ nhãn dán ở khoảng nửa tá nơi xung quanh phòng thí nghiệm gần hộp của mình.
Mọi thứ đều cần một ngôi nhà. Nếu chỉ có một số thứ trong hệ thống thì giá trị sẽ giảm đi. Mọi thứ bạn muốn theo dõi đều phải thuộc về một nơi nào đó.
Đừng chấm những điều hiển nhiên. Tôi đã chấm lên mỏ hàn, thước kẹp và chai cồn isopropyl của mình nhưng điều đó là vô nghĩa. Tôi đã biết những công cụ này là nền tảng cho phòng thí nghiệm của tôi. Dấu chấm có giá trị nhất đối với những thứ mà cách sử dụng thực sự không rõ ràng.
Sắp xếp các danh mục. Một hộp gồm các phần linh tinh ngẫu nhiên không dạy bạn điều gì. Hộp các bộ phận được sử dụng cùng nhau sẽ mang lại tín hiệu chất lượng cao.
Và hãy cho nó thời gian. Một năm sau, bạn sẽ bắt đầu nhìn thấy các hình mẫu. Hai năm sau, bạn sẽ tin tưởng họ đủ để hành động.
Hệ thống dấu chấm không cần phải được tính toán cùng một lúc. Mỏ của tôi đã phát triển qua ba thế hệ túi và hai lần tái tổ chức lớn. Sở thích của tôi thay đổi, lĩnh vực chuyên môn của tôi phát triển, bộ sưu tập của tôi được mở rộng. Hệ thống thích nghi với tôi. Đó là những gì tôi thích về nó. Đó là một hệ thống sống.
Hãy bước vào phòng thí nghiệm của tôi và các dấu chấm sẽ cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết. Họ cũng nói với tôi. Chỉ mất bốn năm và một gói nhãn dán trị giá 3 đô la. Tôi vẫn đang thêm dấu chấm.
Tác giả: scottlawson